Mein papierloses Büro. Die Geheimwaffe Doo aus Deutschland [Mac OS X, Windows & Mobile]

Mein papierloses Büro. Die Geheimwaffe Doo aus Deutschland [Mac OS X, Windows & Mobile]

Gestern gab es mit Evernote eine Cloud-Lösung zur Verwaltung von Dokumenten – heute folgt der letzte Software-Teil. Und zwar mit meinem Favoriten aus Deutschland: Doo. Doo ist speziell für “unseren” Fall erdacht und entwickelt worden und bietet neben der Möglichkeit, es offline zu nutzen, auch die Möglichkeit Dokumente via Cloud auf andere Geräte zu synchronisieren.

Doo gibt es derzeit für Mac OS X und als App für Windows 8 – weitere Versionen für iOS, Android, Windows Phone und Windows 7 sind geplant und sollen in Kürze folgen. Ich stelle hier mal die wichtigsten Punkte der Mac-Version dar – die Windows-8-App schaut jedoch ebenfalls gut aus und funktioniert genauso und bietet die gleichen Features. Nur eben in Metro-Optik.

Optisch erinnert, zumindest die OS X Variante, an iDocument – also schick ist es definitiv. Links eben wieder die altbekannte Seitenleiste, oben gibt es eine Suchmaske und eine Zeitleiste (sehr nett gemacht) und darunter dann eben alle importierten Dokumente.

Apropo Import: Doo setzt keine neue Datenstruktur an, sondern ihr könnt eure bestehende Struktur nutzen. Könnt. Müsst ihr aber nicht. Aber wer vielleicht schon vorsortiert hat oder, wie ich, vorher mittels Ordnern sortiert hat, der wird das zu schätzen wissen. Vor allem könnt ihr so Doo einfach testen und bei Nichtgefallen wieder löschen. Ohne dass etwas an euren Dokumenten und eurer Struktur etwas geändert wurde.

Ihr könnt (unter OS X) Dokumente via Drag’n’Drop in die App oder das Menüleisten-Icon hinzufügen, via Scanner oder Kamera, per Hotkey oder aber – sofern ihr das Feature “Sync & Backup” nutzt – auch automatisch neue Dateien in eurer Dropbox, eurem IMAP-Mail-Account  oder aus Google Docs zu Doo hinzufügen.

Natürlich bietet Doo ebenfalls die Möglichkeit, bestehende Attribute zu ändern – und zwar so gut wie alles. Titel, Datum, Markierung, Unternehmen, beteiligte Personen, Orte, Tags und eine Beschreibung. Gibt auch festgelegte Dokumententypen wie Rechnung, Quittung, Lebenslauf, AGB, Briefe und und und. Man merkt eben: Doo ist speziell für so etwas gemacht.

Die Dokumente können entweder über die Standardanwendung für den Dateitypen (und Doo unterstützt wirklich jeden Dateityp^^) geöffnet werden, oder aber in Doo selbst. Dort gibt es dann auch noch die Möglichkeit das Dokument zu bearbeiten, und auch ein Verlauf kann eingeblendet werden:

Links in der Seitenleiste gibt es dann eben auch nochmal diverse Kategorien und Filter, Orte und Personen, fehlerhafte Dokumente (zum Beispiel weil der Dokumentyp fehlt) und eben auch Projekte (einfache Drag’n’Drop-Sammlungen von Dokumenten):

Unter Mac OS X ist Doo wirklich absolute Spitze, unter Windows 8 ebenfalls. Ihr nutzt ein anderes System? Dann müsst ihr euch noch ein klein wenig gedulden…

Aber, was macht Doo nun eigentlich für mich aus? Zum einen das funktionelle und die Schlichtheit. Aber Doo ist ja eigentlich viel, viel mehr. Mittels Account könnt ihr eure Dokumente auch mobil anschauen (sobald es die Apps gibt). Mit dem kostenlosen Account könnt ihr dabei maximal 2.000 Dokumente (maximal 1 GB) speichern, für rund 5€ gibt es das Premium-Paket mit 20.000 Dokumenten und maximal 10 GB Speicher. Daneben gibt es noch ein Premium Plus und ein Professional Paket.

Sämtliche Daten werden dabei auf dem doo Cloud Storage gelagert.

Wir nehmen Datensicherheit sehr ernst. Die Daten die du auf dem doo Cloud Storage ablegst sind verschlüsselt und im Rahmen des Amazon S3 Speicherplatzes in jedem Fall sicher gelagert. Kein Aussenstehender, auch kein doo Mitarbeiter, kann deine Dokumente einsehen.

Klingt besser als die Datensicherheit von Evernote, auch wenn die Aussage natürlich mehr sagen dürfte. Aber wer nicht möchte, dass seine Daten in der Cloud liegen kann das Feature ja auch einfach deaktivieren – dann arbeitet ihr halt nur lokal auf eurem Rechner.

Fazit zu Doo? Schicke App, viele (angekündigte) Systeme, Cloud-Sync, Ordnerstruktur, Offline. Viele Funktionen. Was kann es besseres geben?

Geschrieben von

Marcelismus. Hobby-Blogger aus dem Rheinland in den besten 20er Jahren. Appletisiert, aber immer mit einem gesunden Blick über den googlefizierten Tellerrand. Fetischist schicker User Interfaces und Fan von Dingen, die oftmals keinen Nutzen haben, die aber blau leuchten können.

  • Michael Ziege

    Funktioniert denn bei Doo die Suche innerhalb von Dateien?

  • http://www.blogtogo.de Marcel

    Jau.

  • http://massimocastell.wordpress.com Massimo

    Danke für deine Reihe, war sehr interessant.
    Du hast gerade geantwortet, dass man Dokumente auch durchsuchen kann. Ich kann ein PDF nicht durchsuchen. Das geht wohl nicht von Haus aus, sondern erst nach einer OCR-Behandlung?

  • http://www.blogtogo.de Marcel

    Soweit ich das im Kopf habe, kann Doo die Daten auch aufbereiten… Muss man aber manuell aktivieren.

  • Thorben

    Kann ich also bei doo meine Dokumente lokal halten und bin dann nicht an die Begrenzung von 2.000 Dokumenten gebunden? Also lokale Nutzung = free?

  • http://www.blogtogo.de Marcel

    Jop.

  • Frank Thelen

    Wir haben doo 2.0 veröffentlicht:
    – Design Update
    – Intelligenz optimiert und erweitert
    – iPhone Support (iPad folgt diese Woche)
    – Mobile Scanner
    – …
    http://doo.net