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Mein papierloses Büro. Ein Experiment.

Kleine “Pa­per­less Office”-Einleitung zum “Paper Free Day 2012“. Im Laufe eines Mo­nats häuft sich massig Pa­pier­kram an: von Rech­nungen und Quit­tungen, über Ver­träge, bis hin zu Lohn­ab­rech­nungen. Kein Wunder also, dass viele nach einem pa­pier­losen Büro schreien, wel­ches leider noch immer ein My­thos ist. Ich habe mir schon seit län­gerer Zeit Ge­danken ge­macht, wie ich per­sön­lich mein “pa­per­less of­fice” um­setzen kann. Wie. Was. Womit.

Ich habe mich um­ge­sehen, hier ge­lesen, da ge­lesen. Habe eine Hand voll Soft­ware ge­testet und wieder alles ver­worfen. Nun bin ich je­doch so­weit, dass ich den her­um­flie­genden Pa­pier­kram auf ein Mi­nimum re­du­zieren konnte, und genau daran möchte ich euch eben­falls teil­haben lassen. Nicht jetzt, son­dern immer schön ge­glie­dert. Hard­ware zum scannen für Viel-Papier-Haber. Hard­ware für “die ein oder an­dere Rech­nung”. Soft­ware. Eben­falls für Big Player und den kleinen Mann zu Hause.

Ich kann na­tür­lich nie für alle spre­chen, son­dern werde hier meine Lö­sung do­ku­men­tieren. Aber eines vorab, auch wenn es schon ge­schrieben wurde: Das pa­pier­lose Büro gibt es nicht. Ihr habt einen Ver­trag? Braucht ihr im Ori­ginal. Ver­si­che­rungs­po­lice? Eben­falls Ori­ginal. Lohn­ab­rech­nungen? Solltet ihr eben­falls im Ori­ginal be­wahren. Im Grunde gilt aber, dass alles, was keine Un­ter­schrift be­inhaltet und/oder auf Pa­pier mit Si­cher­heits­ele­menten ge­schrieben steht, auch als di­gi­tale Kopie (und auch echte Kopie) gültig ist. Viele Rech­nungen kommen in­zwi­schen eh per Mail rein, bei Re­kla­ma­ti­ons­gründen reicht man so­wieso nur die Kopie weiter. Also be­nö­tigt ihr noch immer Ordner – könnt diese aber ganz an­ders kategorisieren.

Ich per­sön­lich habe mich erst einmal nur auf meine Rech­nungen be­schränkt, da steckt genug Ar­beit drin. Aber auch daran kann man schön do­ku­men­tieren. Wie ge­sagt: Ich schreibe ge­rade den ein oder an­deren Ar­tikel, aber da wird noch was kommen. Und bis dahin meine Frage an euch: Habt ihr euer pa­pier­loses Büro um­ge­setzt? Habt ihr es vor? Auf welche Hardware-Software-Lösung setzt ihr? (Bild­quellen: Or­ga­nized Chaos & Pa­per­less Of­fice @ Flickr)

Geschrieben von

Marcelismus. Hobby-Blogger aus dem Rheinland in den besten 20er Jahren. Appletisiert, aber immer mit einem gesunden Blick über den googlefizierten Tellerrand. Fetischist schicker User Interfaces und Fan von Dingen, die oftmals keinen Nutzen haben, die aber blau leuchten können.

  • The Skip

    Hey,

    Super idee der Ar­tikel.
    Zu­hause ver­suche ich schon lange Pa­pierlos zu werden weiss aber noch nicht wie.
    Wird das ganze nur für mac oder auch win­dows er­ör­tert?
    Bei uns im Un­ter­nehmen haben wir das ja mit einem Canon Do­ku­men­ten­scanner und einer Ver­wal­tungs­soft­ware (wurde für das Ma­nag­ment­system un­seres Un­ter­neh­mens mit In­te­gra­tion an­ge­boten) rea­li­siert, läuft wunderbar.

  • http://www.blogtogo.de Marcel

    Gänz­lich pa­pierlos geht es eben leider auch nicht. Ich ver­suche oder habe vor, für beide Sys­teme un­ter­schied­liche Lö­sungen vor­zu­stellen. So habe ich zwei Do­ku­men­ten­scanner ge­testet und auch – für die, die nicht so viel Geld aus­geben wollen – auch eine Lö­sung mit­tels ein­fa­chem Scanner und Tex­ter­ken­nungs­soft­ware. Bei letz­terem als Free­ware und als kos­ten­pflich­tige Soft­ware, für Win­dows und OS X. Daher auch die ent­spre­chende Auf­tei­lung in meh­rere Teile – sonst wird’s nen Buch. Ich kann na­tür­lich auch in den kom­menden Teilen nur für mich spre­chen – aber als An­re­gung wird es si­cher­lich lesenswert.

  • The skip

    Kannst ja Te­gis­seur werden und den Film “Charlie und das pa­pier­lose Büro” drehen;)
    Jut, dann freu ich mich schon;)

  • http:/www.dropscan.de Chris­tian

    Hallo Marcel,

    viel­leicht hast Du ja In­ter­esse im Rahmen Deines Ex­pe­ri­mentes einmal un­seren Ser­vice Dropscan – http://www.dropscan.de – aus­zu­pro­bieren. Zu­min­dest wenn es um das Thema Scannen Deiner Do­ku­mente und Rech­nungen geht, können wir Dir eine Menge Ar­beit ab­h­nehmen. Die ersten 50 Scans sind zum Testen gratis. Würde mich freuen, hier dem­nächst einen Er­fah­rungs­be­richt von Dir zu lesen!

  • px­Strato

    Hey Marcel,

    warte schon ge­spannt auf deine de­tail­lierten Aus­füh­rungen! Bin ge­rade dabei mich in die The­matik ein­zu­lesen und würde gerne mal wissen, bei wel­cher Soft­ware du im End­ef­fekt ge­landet bist. Erstmal rei­chen nur die Namen, damit ich mir das selber an­schauen kann, mit deiner Be­grün­dung darfst du dir dann auch noch ein biss­chen mehr Zeit lassen

    Beste Grüße
    Strato

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