Mein papierloses Büro. Ein Experiment.

Mein papierloses Büro. Ein Experiment.

Kleine “Paperless Office”-Einleitung zum “Paper Free Day 2012“. Im Laufe eines Monats häuft sich massig Papierkram an: von Rechnungen und Quittungen, über Verträge, bis hin zu Lohnabrechnungen. Kein Wunder also, dass viele nach einem papierlosen Büro schreien, welches leider noch immer ein Mythos ist. Ich habe mir schon seit längerer Zeit Gedanken gemacht, wie ich persönlich mein “paperless office” umsetzen kann. Wie. Was. Womit.

Ich habe mich umgesehen, hier gelesen, da gelesen. Habe eine Hand voll Software getestet und wieder alles verworfen. Nun bin ich jedoch soweit, dass ich den herumfliegenden Papierkram auf ein Minimum reduzieren konnte, und genau daran möchte ich euch ebenfalls teilhaben lassen. Nicht jetzt, sondern immer schön gegliedert. Hardware zum scannen für Viel-Papier-Haber. Hardware für “die ein oder andere Rechnung”. Software. Ebenfalls für Big Player und den kleinen Mann zu Hause.

Ich kann natürlich nie für alle sprechen, sondern werde hier meine Lösung dokumentieren. Aber eines vorab, auch wenn es schon geschrieben wurde: Das papierlose Büro gibt es nicht. Ihr habt einen Vertrag? Braucht ihr im Original. Versicherungspolice? Ebenfalls Original. Lohnabrechnungen? Solltet ihr ebenfalls im Original bewahren. Im Grunde gilt aber, dass alles, was keine Unterschrift beinhaltet und/oder auf Papier mit Sicherheitselementen geschrieben steht, auch als digitale Kopie (und auch echte Kopie) gültig ist. Viele Rechnungen kommen inzwischen eh per Mail rein, bei Reklamationsgründen reicht man sowieso nur die Kopie weiter. Also benötigt ihr noch immer Ordner – könnt diese aber ganz anders kategorisieren.

Ich persönlich habe mich erst einmal nur auf meine Rechnungen beschränkt, da steckt genug Arbeit drin. Aber auch daran kann man schön dokumentieren. Wie gesagt: Ich schreibe gerade den ein oder anderen Artikel, aber da wird noch was kommen. Und bis dahin meine Frage an euch: Habt ihr euer papierloses Büro umgesetzt? Habt ihr es vor? Auf welche Hardware-Software-Lösung setzt ihr? (Bildquellen: Organized Chaos & Paperless Office @ Flickr)

Geschrieben von

Marcelismus. Hobby-Blogger aus dem Rheinland in den besten 20er Jahren. Appletisiert, aber immer mit einem gesunden Blick über den googlefizierten Tellerrand. Fetischist schicker User Interfaces und Fan von Dingen, die oftmals keinen Nutzen haben, die aber blau leuchten können.

  • The Skip

    Hey,

    Super idee der Artikel.
    Zuhause versuche ich schon lange Papierlos zu werden weiss aber noch nicht wie.
    Wird das ganze nur für mac oder auch windows erörtert?
    Bei uns im Unternehmen haben wir das ja mit einem Canon Dokumentenscanner und einer Verwaltungssoftware (wurde für das Managmentsystem unseres Unternehmens mit Integration angeboten) realisiert, läuft wunderbar.

  • http://www.blogtogo.de Marcel

    Gänzlich papierlos geht es eben leider auch nicht. Ich versuche oder habe vor, für beide Systeme unterschiedliche Lösungen vorzustellen. So habe ich zwei Dokumentenscanner getestet und auch – für die, die nicht so viel Geld ausgeben wollen – auch eine Lösung mittels einfachem Scanner und Texterkennungssoftware. Bei letzterem als Freeware und als kostenpflichtige Software, für Windows und OS X. Daher auch die entsprechende Aufteilung in mehrere Teile – sonst wird’s nen Buch. Ich kann natürlich auch in den kommenden Teilen nur für mich sprechen – aber als Anregung wird es sicherlich lesenswert.

  • The skip

    Kannst ja Tegisseur werden und den Film “Charlie und das papierlose Büro” drehen;)
    Jut, dann freu ich mich schon;)

  • http:/www.dropscan.de Christian

    Hallo Marcel,

    vielleicht hast Du ja Interesse im Rahmen Deines Experimentes einmal unseren Service Dropscan – http://www.dropscan.de – auszuprobieren. Zumindest wenn es um das Thema Scannen Deiner Dokumente und Rechnungen geht, können wir Dir eine Menge Arbeit abhnehmen. Die ersten 50 Scans sind zum Testen gratis. Würde mich freuen, hier demnächst einen Erfahrungsbericht von Dir zu lesen!

  • pxStrato

    Hey Marcel,

    warte schon gespannt auf deine detaillierten Ausführungen! Bin gerade dabei mich in die Thematik einzulesen und würde gerne mal wissen, bei welcher Software du im Endeffekt gelandet bist. Erstmal reichen nur die Namen, damit ich mir das selber anschauen kann, mit deiner Begründung darfst du dir dann auch noch ein bisschen mehr Zeit lassen

    Beste Grüße
    Strato

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