Mein papierloses Büro. Evernote als Dokumentverwaltung [Mac OS X, Windows & Mobile]

Mein papierloses Büro. Evernote als Dokumentverwaltung [Mac OS X, Windows & Mobile]

Neben den bereits beschriebenen Tools iDocument für Mac OS X und Benubird PDF für Windows gibt es auch noch einen Dienst, der sich inzwischen einen großen Namen gemacht hat: Evernote. Der Vorteil liegt mit Sicherheit darin, dass es für nahezu allen stationären und mobilen Systemen eine App gibt; egal ob OS X, Windows, iOS, Android – alles ist dabei.

Eigentlich ist Evernote eher dazu gedacht, Notizen und Gedanken zu verwalten – aber auch Dokumente sind ohne weiteres machbar – und dank Synchronisierung sind sie auch noch auf allen Geräten verfügbar.

Verschiedene Ansichten sind machbar – je nach Vorliebe. Ich persönlich habe die Notizbücher mißbraucht, indem ich daraus einfach “Kategorien” gemacht habe. Wie im echten Leben: Auto, Wohnung, Rechnungen und Co.

Tags? Sind natürlich ebenfalls vorhanden:

Der Haken an Evernote: Ihr könnt eure Dokumente nicht in einem Rutsch importieren und auch keine Ordner überwachen lassen. Aber ich glaube nicht, dass jemand hundert Rechnungen und Schreiben die Woche bekommt, von daher passt das schon. Für jede Rechnung müsst ihr eine neue Notiz anlegen und könnt diese dann in ein Notizbuch schubsen, mit Tags versehen, einen Titel geben (geht auch immer nur “Brief” oder so) und eben die entsprechende Datei in das Fenster ziehen.

Soweit so gut. Was mir aber sehr gut an Evernote gefallen hat, ist die Möglichkeit, innerhalb von Dateien zu suchen. Klappt im Gegensatz zu iDocument und Benubird PDF einwandfrei.

Evernote sieht schick aus (vor allem Evernote 5 auf dem Mac) und ist einfach in der Handhabung. Und wenn man einmal alles per Hand importiert hat, hält sich der folgende Arbeitsaufwand in Grenzen. Ein dickes Plus ist mit Sicherheit die Möglichkeit, die Dokumente auf allen Geräten (auch mobil) zur Verfügung zu haben.

Was aber sicherlich viele von Evernote abhalten wird sind die Kosten. Zwar ist Evernote grundsätzlich kostenlos, bietet dann aber auch nur 60 MB Upload pro Monat (dürfte für die meisten nach dem ersten Einrichten reichen). Wer das Limit auf 1 GB pro Monat anheben möchte, der zahlt rund 5 US-Dollar im Monat (oder 45$ für ein Jahr). Die Weiteren Beschränkungen (100.000 Notizen, 250 Notizbücher, 10.000 Tags und 100 gespeicherte Suchen) lassen sich leider auch mit dem Premium-Konto nicht erweitern.

Was aber sicherlich noch viele mehr von Evernote abhalten wird, ist die Tatsache, dass die Daten grundsätzlich auf den Servern der Macher liegen. Zwar werden diese durchaus verschlüsselt, aber in der Vergangenheit hatte Evernote einige Lücken. Wer jedoch nur Rechnungen verwalten möchte und keine Angst davor hat, dass seine Daten irgendwie erblickt werden, der kann Evernote gerne nutzen…

Geschrieben von

Marcelismus. Hobby-Blogger aus dem Rheinland in den besten 20er Jahren. Appletisiert, aber immer mit einem gesunden Blick über den googlefizierten Tellerrand. Fetischist schicker User Interfaces und Fan von Dingen, die oftmals keinen Nutzen haben, die aber blau leuchten können.